Recensão

KRYZANOWSKI, Rosaly Favero. Subsídios para análise, seleção e aquisição de software para gerenciamento de biblioteca: experiência do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBi/USP). São Paulo: SIBi/USP, 1996.

Estamos vivendo em uma época em que a modernização dos sistemas de informação é um fato inevitável, correndo o risco de caírem na obsolescência e serem desativados, caso não se concebam as novas tecnologias disponíveis. A solução para este tipo de problema é a automação dos sistemas de informação, que deverá obedecer aos requisitos definidos pelo sistema e também atender aos processos de seleção, aquisição e instalação de software/hardware, que garantirão a efetiva automação. Ao definir um projeto de automação, devemos seguir alguns pré-requisitos básicos envolvendo os seguintes procedimentos.

· realizar, em primeiro lugar, um estudo exploratório das necessidades e situação atual do sistema, e devem ser levados em consideração o aumento de sua flexibilidade e a sua capacidade de processamento;

· definir e especificar requisitos básicos que atendam às necessidades do sistema;

· delimitar que atividades o sistema deverá atender (baseado nos dois itens acima);

· determinar o desempenho do software, que será medido pela quantidade de atividades executada em um determinado intervalo de tempo (performance);

· possuir sistema de backup;

· permitir importação e exportação de dados;

· avaliar o espaço físico para armazenamento de dados;

· ser também avaliado se os custos são compatíveis com o orçamento disponível;

· ao adquirir um software, observar se o mesmo atende aos requisitos demandados pelo sistema de informação e se ele não é uma cópia de outro software com adaptações grosseiras para atendê-lo;

· identificar as seguintes limitações: instalação elétrica e temperatura ambiente;

· estabelecer um método de avaliação para a escolha do software;

· certificar-se de que o software a ser adquirido possui padrões de concexão com redes locais e externas;

· definir um cronograma de acompanhamento.

Processo de seleção e aquisição do software/hardware:

· analisar da situação atual do sistema de informação em funcionamento;

· definir em detalhes as características individuais do sistema de informação, pois é, a partir dele, que serão definidos os requisitos básicos do sistema de informação;

· definir as características gerais do sistema de informação atual, quanto à estrutura de dados, arquitetura e capacidade do hardware;

· fazer proposta inicial de configuração do novo sistema de informação;

· levantar os produtos disponíveis no mercado nacional e internacional que possam atender às expectativas do sistema;

· analisar os prováveis fornecedores de software/hardware;

· proceder a levantamento preliminar dos custos para aquisição de software/hardware;

· proceder a levantamento de problemas físicos que podem impedir a instalação do software e hardware;

· analisar a possibilidade de obtenção de recursos externos para realização do projeto.

Etapas para o Projeto de Automação:

Deverão ser criados grupos de trabalho para as etapas de levantamento, pesquisa de mercado/aquisição e instalação/treinamento, compostos por quatro componentes: analista de sistemas, bibliotecário, profissional da área de atuação do sistema de informação e um profissional com experiência em desenvolvimento de sistema automatizado.

Grupo de levantamento:

Criação de cronograma de execução; espaço físico; instalação elétrica; temperatura ambiental; móveis e equipamentos disponíveis; levantamento da situação atual do sistema; implementações necessárias ao sistema de informação atual; relatório de ocorrência.

Grupo de pesquisa de mercado e aquisição:

Criação de cronograma de execução; levantamento no mercado da disponibilidade do software/hardware necessário; levantamento dos custos; levantamento dos fornecedores do software; estabelecimento de procedimentos de seleção e critérios de avaliação para o recebimento de propostas e avaliação de fornecedores; avaliação dos softwares de demonstrados pelos fornecedores; análise final das propostas de aquisição de software; solicitação aos fornecedores selecionados definição do hardware necessário para executar o software por ele comercializado; análise do hardware necessário e avaliação dos custos disponíveis; negociação e assinatura dos contratos de aquisição e manutenção de software/hardware; relatório de ocorrência.

Grupo de instalação e treinamento:

Criação de cronograma de execução; instalação do software/hardware e testes; imigração dos dados dos sistema antigo para o novo e respectivos testes de validação de dados; treinamento de pessoal que vai trabalhar com o sistema de informação. Cada fase acima deverá apresentar um relatório de ocorrência contendo os problemas ocorridos, o que foi resolvidos e o que ficou pendente.

Comentários Finais:

Como se trata de um sistema de informação, é importante salientar que os recursos de seleção, aquisição e tratamento, armazenamento e disponibilização de informação deverão está presentes no escopo do sistema. Além disto, deverá também atender ao processo de gestão de coleções bibliográficas, disseminação de informação, trabalhos cooperativos, compartilhamento de recursos computacionais e reciclagem de pessoal. Um fator importante que não pode ser esquecido é a interconectividade com instituições nacionais e internacionais, seja através de rede local ou pela Internet.

Datas de Publicação